Arvojen mukaan

Miten yrityksen tavoitteet ja omat tavoitteeni tukevat toisiaan? Miten yrityksen arvot ja minun arvoni ovat synkassa? Olen huomannut, että vie analyyttiseltäkin ihmiseltä aikaa pohtia nämä selviksi! Tavoitteiden ollessa linjassa arvojen kanssa, on tärkeintä saada arvoasiat pohjalle kuntoon. Jos arvot ovat todellisia, eli tulevat jostain sieltä syvältä sisältä, niin näin tietysti onkin. Sen jälkeen yrityksen tavoitteet ja omat tavoitteet on helppo tai ainakin mahdollista saada kulkemaan linjassa.

Onni on ollut matkassa, koska pääsen vaikuttamaan työni sisältöön ja koska eteen on sattunut tehtäviä, joiden kautta olen päässyt osallistumaan arvojeni mukaisen toiminnan kehittämiseen monella tavalla. Miten itselleni tärkeintä arvoa, tasa-arvoisuutta, toteutetaan työyhteisössä? Miten voin vaikuttaa siihen? 

Tasa-arvoisuus on arkipuheessa usein miesten ja naisten välistä tasa-arvoisuuteen pyrkimistä tai eri kansallisuuksien tasa-arvoisen kohtelun puolesta taistelua. Tasa-arvoisuus on myös samanlaisiin perusoikeuksiin pyrkimistä eri tuloluokkien ja hierarkiatasojen välillä. Tasa-arvo näyttäytyy esimerkiksi niin, että kaikilla työtehtävistä tai hierarkian portaasta riippumatta on yhtäläinen mahdollisuus viihtyä työssä, saada palautetta ja kokea onnistumisen tunnetta.

Työssä viihtyminen syntyy mm. tunteesta, että tietää mitä pitää tehdä, toimivasta tiimien ja osastojen välisestä kommunikaatiosta ja takkuilematta sujuvista prosesseista. Jos ja kun takkuja kuitenkin huomataan, on tärkeää että niistä raportointi on helppoa, kehitysideat otetaan ilolla vastaan, asiasta keskustellaan, muutostarve harkitaan ja tarvittaessa toimeenpannaan mahdollisimman pian. Tasa-arvon toteutumisen edellytyksenä on myös avoin kommunikointikulttuuri, joka vaatii toimiakseen selkeän organisaation, hyvin organisoidut ja viestityt vastuut ja toimivat kommunikointikanavat (välineet, viestiryhmät, säännölliset palaverit).

Palautteen saaminen on tunnetusti sidoksissa työssä viihtymiseen. Niin on myös palautteen antaminen; jos työssä ei viihdytä, kukaan ei jaksa välittää antaa palautettakaan, ainakaan positiivista. Palautteen antamista heikentää huonot mittaamisen tavat; jos mittareita ei ole tai mittaroidaan vääriä, tai liian ylätason asioita, palaute sitä kautta on heikkolaatuista. Kuukausipalaverissa heitetty ”Ei päästy tämän kuun katetavoitteeseen” ei kerro nopeasti ja asiakaystävällisesti työnsä tehneen lähetin suoriutumisesta mitään. Siksi strategisten tavoitteiden vieminen työtehtävien tasolle linjassa ylätason tavoitteiden kanssa on sanoinkuvaamattoman tärkeää. Palautetta voi, ja on suositeltavaa, antaa asemasta riipumatta - esimerkiksi kollegalle, omalle esimiehelle tai sidosryhmäläiselle. Johdon ja esihenkilöiden työhön sitä vastoin kuuluu palautteen antaminen. Sitä tehtävää helpottaa työn suoriutumisesta kertovat mittarit, niiden oikeellisuus ja täsmällisyys, sekä mittaamisen tekeminen helpoksi datan keräämisen ja järjestelmätuen avulla. Onnistumisen tunnetta voi siis tukea johtamalla tavoitteita ja mittaroimalla niitä oikein.

Tasa-arvoisen kohtelun kokemus kiertää organisaatiossa kuin veri ihmisen sisällä. Verisuonistoon ei toivoisi tukkeumia, ei "pahaa verta" eikä vuotokohtia. Tasa-arvon juurisyyt ovat syvällä yrityskulttuurissa, järjestelmissä, datassa, organisoitumisen laadussa, kommunikoinnin tavoissa ja välineissä. Prosessien suoraviivaisuus, looginen ja yhteneväinen data, ja kommunikoinnin mahdollistava organisaatiorakenne ja -vastuut tuovat työntekoon imua, edistävät merkityksellisyyden tunnetta ja sitä kautta ylpeyttä omasta työstä.

Omasta työstään ylpeä ihminen voi tuntea aitoa tasa-arvoisuutta korkeammassa tulo- tai yhteiskuntahierkarkiassa olevan kanssa. Niin myös korkeassa asemassa oleva kykenee tuntemaan aitoa kiinnostusta organisaation eri tasojen pienempiäkin huolia kohtaan, kun omat tavoitteet ja arvot tavoitteiden takana ovat selvillä ja seurattavissa.

Sujuvaa päätöksentekoa

Ajattelin taas kirkastaa omia ajatuksiani, ja tällä kertaa kirjata lähtökohtia sujuvaan päätöksentekokulttuuriin organisaatioissa. Useimmilla meistä on varmasti samansuuntaisia näkemyksiä siitä, miten hyviä päätöksiä tehdään. Joskus päätöksenteko kuitenkin takkuilee, kokoukset mielletään ajanhukaksi; ei pysytä asiassa, ei olla läsnä. On piikittelyä, riitoja, ja pahimmillaan vetäydytään omiin poteroihin kyräilemään. Eteenpäin vievää keskustelua ei synny lainkaan.

Kiire aiheuttaa aikataulupaineita ja jatkuvaa tarvetta priorisoinnille. Kehno kokouskulttuuri voi aiheuttaa halun päätöksenteon ja viestinnän hoitamiseen muulla tavalla kuin aidoilla kohtaamisilla. Tapaamisten jatkuva siirtely ja viime tingassa muuttaminen tai peruminen turhauttaa ja voi saada aikaan tunteen siitä, ettei tapaamista pidetä tärkeänä.

Johtotasolla säännölliset tapaamiset ovat kuitenkin tärkeitä. Yhteisten tapaamisten puuttuminen voi johtaa päätöksenteon pirstaloitumiseen, ja vastuualueitten rajat ylittävä päätöksenteko muuttuu ajan kanssa vaikeammaksi. 

Mitä hyvä päätöksentekokulttuuri siis pitää sisällään?

Menestyviä organisaatioita yhdistää varmasti yksi yhteinen tekijä - toimintaa ohjaava yhteinen  tavoite. Tavoitteen mukainen strategia on ymmärrettävä ja osatavoitteet ja eri yksiköiden päämäärät ovat kaikki samansuuntaisia, samaan maaliin tähtääviä.

Eteenpäin menevissä organisaatioissa tarvitaan rakentavaa kritiikkiä, sitä trendikästä konfliktointia, omien näkemysten uudelleen punnitsemaan joutumista, moninäkökulmaista keskustelua. Oman vastuualueen päätöksistä ja toiminnasta on hyvä ottaa vastaan palautetta. Palautteen avulla toimintaa voi kehittää entistä menestyksekkäämmäksi. Kyseenalaistaminen on hyvä asia, sillä sen avulla joutuu miettimään perusteet toimintatavoille ja päätöksille ja punnitsemaan vaihtoehtoja syvällisesti. Sama koskee palautteen antamista muille. Toisten ideoiden haastaminen on ideoiden testaamista, ei niiden väittämistä huonoiksi. Kritiikki, kyseenalaistaminen ja haastaminen vaativat taitoa sekä antajalta että vastaanottajalta. Konfliktoinnin taito syntyy harjoittelemalla, ja harjoitukseen tarvitaan rehellistä ja avointa keskusteluilmapiiriä.

Väittäisin, että suuri osa organisaation keskustelukulttuurista luodaan johtoryhmän kokouksissa. Kuuntelemalla voi osoittaa arvostusta muiden osaamista kohtaan ja luoda osallistavaa ja innostunutta kehittämisen ilmapiiriä. Pyydetään ja kuunnellaan myös pyytämättä asiantuntijoiden mielipiteitä.
Kuuntelemista ei voi koskaan korostaa liikaa. Taitava kuuntelija myös havaitsee taustalla piileviä asenteita ja tunteita, ja osaa huomioida niitä - hiljaisia signaaleita - toiminnan kehittämisessä.

Numeraalinen palaute ja toiminnan monitorointi ovat tärkeä osa päätöksentekoa tukevaa kokoustamista. Tavoitteisiin pääsemisen mittarit ja kontrollipisteet, sekä niitä tukevat selkeät analyysit ohjaavat tarvittaviin toimenpiteisiin tai suunnanmuutoksiin. Luotettava data ja oikein asetetut mittarit ovat toiminnan selkäranka.

Hyvä kokouskulttuuri on organisaation toiminnan keskiössä. Päätöksiä syntyy, kun keskustelu on avointa ja rehellistä, kokoukset kaikkien osapuolten osalta hyvin valmisteltuja. Kun ne vielä dokumentoidaan kattavasti ja viestitään eteenpäin järjestelmällisellä tavalla, ollaan luotu päätöksenteolle hyvät lähtökohdat. Hyvä kokous on samanaikaisesti tiimityöskentelyä, vastuun kantamista, riskinhallintaa ja kollegoiden sparraamista. 


       *          *          *          *          *          *          *          *          *          *          *          *          *

Kiitokset tämän tekstin ideasta kuuluu Steven M. Braggille kirjasta The Essential Controller: An Introduction to What Every Financial Manager Must Know.

Vain muutos on tärkeää

Tämän päivän työelämässä yksi on varmaa: muutos.

Muutoksia aikaansaavista megatrendeistä kuumimpana tuntuu tällä hetkellä mediassa kohisevan robotisaatio. Digitalisaatio on jo monella alalla puhaltanut kovaa, globalisaatio käsitteenä muuttanut ehkä muotoaan pelkästä kilpailun kovenemista tarkoittavasta käsitteestä laajempaan liikkuvuutta, saavutettavuutta ja maapallon etäisten kolkkien lähentymistä toisiinsa tarkoittavaksi ilmiöksi. Vastuullisuus tullee entistä enemmän huomioon otettavaksi organisaatioiden toiminnassa lähivuosina, ja väestön ikääntymisellä on monta merkitystä tulevaisuuden osaamistarpeiden kehittämiseen. Kehotan kaikkia suhtautumaan myönteisesti muutokseen. Se vaatii ponnisteluja nyt, vuoden, tai viimeistään muutaman päästä. 

Työyhteisöt ovat paljon kansainvälisempiä kuin menneinä vuosikymmeninä, kilpailu on globaalia ja ihmisten liikkuvuus kasvaa koko ajan. Tämän hetken konteksissa se tarkoittaa yksilön kannalta kilpailukyvystä kiinni pitämistä, ja oman osaamisen kasvattamisen tarpeellisuus saa perspektiiviä. Väestön ikääntyminen ei tarkoita vain hoivattavien määrän kasvua tai eläkeläisvapaa-aikalaisten lisääntyvää kulutusta ja kilpailua näistä euroista, vaan myös sitä, että yhteiskunnan ja työyhteisöjen ikärakenteen muuttuessa ja työurien pidentyessä osaamisen kehittämisen tarpeet organisaatioissa muuttuvat. Kyse ei ole vastakkainasettelusta nuoret vastaan vanhat. Kilpailukyky kun koostuu sekä kokemuksesta, että uusista näkökulmista - ja näiden soveltamisesta. Taitoja voi oppia kaiken ikäiset. Mutta jälleen tullaan kilpailukykyyn, ja siihen, että osaamistaan täytyy päivittää.

Digitalisaatio on muuttanut monella alalla paljon työtehtäviä. Se miten asiat tehtiin vuosi sitten, tuntuu jo kankealta. Viisi vuotta sitten monissa työpisteissä äherrettiin tuplana sama työ, kun tieto ei vielä kulkenut järjestelmissä samalla tavalla kuin tänään. Sama muutos jatkuu ja vauhti kiihtyy. Tekniseen opetteluun ja esimerkiksi datan hyödyntämiseen tarvitaan resursseja. Järjestelmät ovat monimutkaisia, sisältävät tulevaisuudessa (ja jo nyt) äärettömät määrät tietoa. Muutoksessa on hyvä selvittää, mikä muuttuu, miksi muutos tapahtuu, mitkä on sen hyödyt ja mitä se tarkoittaa kunkin yksilön kohdalla, sekä laajemmassa yhteydessä organisaatiolle ja asiakkaalle. Robotiikka ja automatisaatio tulevat muuttamaan valtavasti työtehtäviä. Oman ymmärryksen lisääminen näistä aiheista on tarpeellista, jotta omaa osaamistaan ja omia tämän hetken työtehtäviään voi peilata siihen, mikä muuttuu, kun kone tulee avuksi. Mitä teen, kun kone hoitaa tylsimmät rutiinitehtäväni? Oppiiko kone tekemään kaiken sen, mitä minä teen? Missä minä olen konetta parempi? Koneiden hoitaessa monia nykyisistä samankaltaisina toistuvista ja rutiiniluonteisista tehtävistä, nousevat toisenlaiset taidot kysytyiksi; empatia, uteliaisuus, oppimaan oppimisen taito, yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot, kriittinen ajattelu, luovuus, intuitio ja sen sanallistaminen...

Uutisointia, artikkeleita ja mielipiteitä aiheesta löytyy tieteellisistä julkaisuista iltapäivälehtiin, mutta tärkeintä olisi löytää positiivinen ja mahdollisimman konkreettinen ote siihen, mikä on juuri minun roolini vuoden, kolmen ja viiden vuoden päästä. Yksilönäkökulmasta on tärkeää myös tarkastaa suuntaa omiin unelmiin nähden. Jos tietyn ammattikunnan keskimääräinen kehitys vie tiettyyn suuntaan, onko se minulle hyväksi, vai haluanko poiketa polulta johonkin muualle? Omaa ymmärrystä voi kasvattaa keskustelemalla kollegiaalisesti ja yli toimialarajojen. Toisilla toimialoilla muutokset tapahtuvat eri aikaan, vaikutukset ovat erilaisia. Ymmärrys toisen toimialan tapahtumista voi tuoda näkemystä myös niihin muutoksiin, jotka tulevat koskettamaan omaa tekemistä jossain vaiheessa.

On hyvä, jos työyhteisö tukee määrätietoisesti henkilöstön kehittämistä ja ylläpitää keskustelua oman toimialan näkökulmasta. Organisaatioissa lähtökohtana on toiminnan kehittäminen kyseisen organisaation strategian mukaisesti. On kuitenkin myös organisaatiolle työhyvinvoinnin kautta eduksi, jos tuetaan yksilön muutosvalmiutta. Se tarkoittaa, että myös yksilöiden urasuunnittelua kannattaa tukea. Toiset saattavat näyttäytyä muutosvastarintaisina, mutta väittäisin sen johtuvan pitkälti siitä, että moni meistä näkee oman osaamisensa tämän hetken perspektiivistä - ymmärrys siitä, mitä tulevaisuus juuri minun työtehtävässäni, organisaatiossani ja toimialallani tarkoittaa, on vaillinaista. Organisaatioilta, yhteisöiltä ja liitoilta odottaisin kuitenkin mahdollisimman konkreettista otetta tulevaisuusnäkökulman avaamiseen niin, että jokaisen oma urapolku olisi hahmotettavissa tätä taustaa vasten.

Kirjoituksellani haluan siis herätellä oman osaamisen kriittiseen tarkasteluun. Huomioi muutos ympärilläsi ja pohdi omaa suuntaasi muutosten virrassa. Virta-metaforaa käyttämällä tulee luotua mielikuva siitä, että paikoilleen ei voi jäädä, ja näin uskon asian olevankin. En sano, että kaikkien tulee suin päin hyökätä uudistumaan ja uudistamaan. Ihmiset ovat erilaisia liikkeellelähdössään - on hyvä, että toiset meistä harkitsevat pidempään. Toisaalta myös nopeasti virtaan hyppääviä edelläkävijöitä tarvitaan innostamaan ja näyttämään suuntaa. Kun pidämme yllä keskustelua aiheesta, ja annamme mahdollisuuden erilaisille mielipiteille, saamme pidettyä mukana ne asiat, jotka vanhan mallisessa toiminnassa on hyvää samalla, kun siirrymme tekemään asioita uudella tavalla. Aktiivinen kollegiaalinen ja toimialarajatkin ylittävä keskustelu tuo varmasti näkökulmia oman osaamisen ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

Kysy itseltäsi: Missä minä olen hyvä ja missä voin hyödyntää osaamistani tulevaisuudessa? Mitä minä haluaisin oppia?



Ajatuksiani ovat herätelleet mm. nämä lähteet:

• Sitran Työelämä 2040 -julkaisu. Luettavissa: https://media.sitra.fi/2017/02/27175425/Tyo_2040-3.pdf
• Suomen Akatemian Rakkaudesta tieteeseen -tapahtuma Finlandia-talossa 14.2.2018, Teema 2. Täysivaltainen kestävä kansalaisuus. Video tapahtumasta katsottavissa: http://www.aka.fi/fi/strategisen-tutkimuksen-rahoitus2/ajankohtaista/2018/rakkaudesta-tieteeseen-2018/

Opinnäytetyö, painajainen vai unelmahomma?

Ideaali opinnäytetyö tuo laajasti esiin opiskelijan oppineisuuden. Siinä tulee parhaimmillaan esiin opintojen ja muun kokemuksen kautta hankittu tietämys, kokonaisuudenhallinta ja kyky keskittyä olennaiseen. Paras tulos tulee siitä, jos työn aihevalinta osuu kohdalleen tekijän kiinnostuksen kohteiden kanssa. Innostus aiheesta vie tutkimustyötä eteenpäin. Mutta miten suhtautua ammattikorkeakouluopintojen loppuvaiheeseen olennaisena osana kuuluvaan itsenäiseen projektiin?

Ilmoittauduttuani opinnäytetyöprosessiin, aloitin fiilistelemällä muuttuuko odotus prosessin käynnistämisestä ahdistukseksi vai innostukseksi. Alustavan aihevalintalöpinä tuli kirjattua prosessiin hakeutumisen yhteydessä, mutta ensimmäinen todellinen inspiraatio aihevalikoiman kirkastumiseen iskee tenttiviikolla. Tarkemmin sanottuna juuri sillä hetkellä, jonka olen varannut seuraavan päivän tenttiin kertaamista varten. Koska kaivan kuoppaa vain itselleni, jos en lue tenttiin, heittäydyn flown vietäväksi ja saan aihevalintaa askeleen eteenpäin. Ahdistus ei iske. Päätän suhtautua asiaan ammattimaisin ottein. Olenhan jo yhden opinnäytyön tehnyt. Olkoonkin että siitä on aikaa - noh, yli kymmenen vuotta.

Tällä kertaa osaan asettaa itselleni tavoitteet sekä työn tulosten että itse prosessin suhteen. Toivoisin saavani työhön näkemyksellisyyttä, jonkin uuden havaitsemista. Ainakin täytyy lähteä liikkeelle siitä, että pyrkii yhdistämään asioita toisiinsa uudella tavalla, tarvittaessa kyseenalaistaa totuttua ajattelu- tai tekotapaa. Havaita hiljaisia signaaleja, niitä muuttujia, joiden voimasta jokin asia tulee olemaan toisin kuin ennen.

Haluan myös että työllä on merkitystä muillekin kuin itselle valmistumisen, uuden oppimisen tai oivallusten kannalta. Minusta on hyvä, jos merkitys tekemästäni työstä syntyy vaikka vain yhdelle henkilölle, jos tämä pystyy työssään hyödyntämään työni tuloksia. Näin ne leviävät laajemmalle vaikutusalueelle. Toinen vaihtoehto on, jos onnistun löytämään sellaisen aiheen, joka on ajankohtainen ja näin kiinnostaa ja hyödyttää tutkimuksena itsessään laajempaa käyttäjä-/lukijajoukkoa.


Ongelmakohtia omassa tekemisessäni tiedän olevan taustatyöstä, viitekehyksen ja tietoperustan tutkimisesta eteenpäin pääsemisen (loppumaton tiedonjano), keskeneräisen tekstin näyttämisen palautteen saamiseksi (oman vajavaisuuden myöntämisen vaikeus) ja työn lopettaminen (perfektionismiin taipuvaisena valmista ei tahdo tulla koskaan). Nämä ovat kuitenkin niitä helpommin ratkaistavia ongelmakohtia, koska osaan varautua niihin, ja kokemuksen kautta myös potkia itseäni niistä eteenpäin.

Ovatko odotukseni opinnäytetyön tekemisen suhteen realistisia?

Näen itseni seesteisessä kuvassa: kirjoitan opinnäytetyötäni romanttisessa valaistuksessa kynä sauhuten, välillä kynänpäätä pureskellen ja ikkunasta sumuiseen iltaan tuijotellen, höyryävä teekuppi lehtiön ja kirjapinon vieressä. Palaan johonkin kirjaan hetkeksi, saan uuden ajatuksen ja yhdistelen asioita oivaltavalla tavalla. Saman tien kirjoitan ajatuksen paperille, keksin vielä siihen liittyen hyvän esimerkin tosielämästä ja saan arkillisen sujuvaa, napakkaa tekstiä aikaiseksi. Ilta toisensa jälkeen istahdan rennosti työni ääreen ja pakerran keskittyneesti, kunnes huomaan että on myöhä, ja täytyy mennä nukkumaan. Ai mitä, eikö mene näin?

Voi tietysti olla, että seesteisyys ja keskittynyt flow-tila ovat kaukana, kun kaksi iltavirkkua lasta rymyää ympärillä ja tappelee legoista/tyynyistä/ipadistä. Höyryävä tee on oikeasti kylmää kahvia ja kirjatkaan eivät ole pöydällä, vaan piiloutuneena sohvan alle tai unohtuneena kauppakassiin. Eikä kynänpäätäkään voi pureskella, kun sormet makaavat näppäimistöllä. Uskon kuitenkin, että ideoita syntyy. Mutta realistina tunnustan tosiasiat; tiedän ettei kirjoittaminen suju vaivatottomasti, oivalluksia ei tupsahda tilauksesta eikä ajatusten sanoittaminen ole helppoa. Toisaalta siinä ehkä piilee se jokin, joka saa minut innostumaan opinnäytetyöprosessista. Uuden synnyttäminen jonkinlaisen tuskan kautta, pään seinään hakkaaminen ja lopulta onni siitä, että oivalluksia tuli tehtyä ja työ on lopulta valmis. Ilman hikeä ei rakenneta taloa. 

Putkiremontista ja muista projekteista

Monet ovat kokeneet putkiremontin. Taloyhtiön muun remontin, vesivahinkoremontin, talon rakennusprojektin. Tai muun asumiseen liittyvän projektin. Hieman pienemmässä mittakaavassa pohdintanäkökulmani voi linkittää myös vaikka auton korjauttamiseen. Syy: arjen hankaloituminen.

Eli unohtakaa se, että tämä kirjoitus kumpuaa putkiremontista ja ajatelkaa, että paasaan ainoastaan projektisuunnittelusta. Ja viestinnästä. Joka siis kuuluu olennaisena osana projektijohtamiseen, eikä sitä pitäisi unohtaa, sillä hyvin hoidettu viestintä on ainoa tie hyvin johdetun projektin läpi viemiseksi. (Viestinnällä tarkoitan tässä siis kaikkea kommunikointia. En viestien lähettämistä tai aanelosen ilmoitustaululle kiinnittämistä.) Kärjistäen voisi kysyä, onko projektijohtaminen oikeastaan mitään muuta kuin viestintää?

Aspekti #1: Asiakasnäkökulma

Ihan ensimmäinen sääntö on, että asiakkaalla on sekä järkeä että tunteita. Tämä kannattaa muistaa asiakkaan kanssa kommunikoinnissa. Kun kyseessä on henkilökohtainen reviiri eli oma koti, on hyvä suhtautua asiakkaan kanssa kommunikointiin erityisellä huomaavaisuudella.

Aikataulumuutoksista viestiminen asiakkaalle on ensisijaisen tärkeää ja tulee tapahtua välittömästi, kun muutokset ovat tiedossa. Se, että asiakas muuttaa pakoasunnosta takaisin omaan kotiin ilman, että on tietoinen siitä, että keittiössä ei ole sähköä eikä vettä, ei varmasti ole kenenkään etu.

Jos remontin yhteydessä on vahingossa katkaistu asiakkaan mikroaaltouunin johto, siitä kannattaa informoida asiakasta. Takaisin muuttava asukas saattaa saapua myöhään illalla vielä hieman keskeneräiseen kotiinsa äitien tekemän mikroruuan kanssa, nälkäisenä kannettuaan juuri laatikko- ja kassikaupalla omaisuuttaan ovesta sisään. Keittiön pöydällä odottaa mikro, johto katkaistuna, ilman mitään selitystä, pahoittelua tai toimintaohjetta. Puhumattakaan siitä, että asian olisi voinut ilmoittaa puhelimitse tai sähköpostilla etukäteen.

Hyvällä viestinnällä tehdään odotus siedettäväksi, vältetään epätietoisuus, autetaan hyväksymään ja varautumaan yllättäviin muutoksiin, ja neuvotaan kuinka tilanteesta selviydytään mahdollisimman sujuvasti.

Aspekti #2: Työntekijän näkökulma

Projektipäällikön ei tarvitse tietää ja osata kaikkea. Mutta hänen täytyy osata kuunnella asiantuntijoiden näkemyksiä. Suorittavalla työntekijällä tulee olla tiedossa eri osioiden aikataulu. Työntekijää täytyy kuunnella, jos hän on sitä mieltä, että tietty tehtävä tai urakka ei hänen mielestään tule valmistumaan ajoissa. Silloin kuuluu käydä läpi, miksi asia hänen mielestään on näin.  Syy voi olla hyvinkin konkreettinen (puuttuva osa tai edeltävän suoritteen keskeneräisyys). Seinää ei kannata laatoittaa ennen kuin seinän sisään tehtäväksi tarkoitetut putkityöt on tehty. Syy voi olla myös se, ettei johonkin ongelmaan ole keksitty toimivaa ratkaisua.

Ongelmanratkaisukyky on toisille luontevampaa kuin toisille ja ratkaisuvaihtoehtoja on yleensä useita. Jotkut näistä ovat hyviä ja toiset huonoja ratkaisuja. Hätiköidessä ei yleensä löydy välttävää parempia ratkaisuja edes niiltä, joiden ongelmanratkaisukyky on hyvä. Ongelmien edessä työntekijöitä kannattaa kannustaa kysymään kaverilta tai pohtimaan asiaa yhdessä. Hätiköity ratkaisu voi johtaa uusiin ongelmiin, tai vähintäänkin näyttää visuaalisesti tökeröltä.

Tehtävien suorittaminen ja tehtävien suoritetuksi kirjaaminen ovat isossa projektissa välttämättömiä. Kirjaamisella voidaan välttää tilanteet, joissa tehtävä luullaan suoritetuksi tai suorittamattomaksi. Loppuun saatetuksi luultua työtä ei kukaan ole tulossa tekemään valmiiksi. Asiakkaalle saattaa jopa lähteä lasku vielä tekemättömästä työstä. Toisessa ääripäässä on kuukausia takaperin tehdyllä tarkistuslistalla 20 eri kohtaa, joita tullaan suorittamaan, mutta niistä 18 on jo tehty. Tunnollinen työntekijä kuitenkin käy läpi ja tarkastaa jokaisen kohdan. Turhan työn tekeminen turhauttaa.

Aspekti #3: Yrityksen näkökulma

Onko edes tarpeellista luetella niitä asioita, jotka yrityksen näkökulmasta menee edellämainittujen esimerkkien valossa pieleen? Mitä jos sanon vain: asiakastyytyväisyys + tehokkuus = tulos. Turhan työn tekeminen kuluttaa ylimääräisiä työtunteja ja yleinen epäjärjestys sekä huono sisäisen viestintä vievät ylimääräistä energiaa, mikä hidastaa työsuorituksia ja aiheuttaa kiireen tuntua, mikä taas lisää virheiden mahdollisuutta.

Ja asiakastyytyväisyys, no... mitään muuta ei myynnin ja markkinoinnin eteen kannata tehdä, jos ei muisteta huolehtia siitä, että asiakas on tyytyväinen.

Aspekti #4: Kansantalouden näkökulma

Miltä kuulostaa kansantalouden näkökulmasta turhan työn tekeminen? Asiakas maksaa työn tekemisestä. Tehokkuuden ollessa matalalla tasolla, maksetaan jostain turhasta. Jos asiakas vielä joutuu taloudellisen panoksen lisäksi valvomaan työn suorittamista tarpeettomasti (siis esimerkiksi useaan kertaan ilmoittamaan niistä tehdyksi luulluista tekemättömistä töistä), muuttamaan omia ja perheensä suunniteltuja aikatauluja muuttopäivineen tai asumaan kaksi ylimääräistä kuukautta keskeneräisten asioiden ja remonttimelun keskellä (kun vielä muistetaan asukkaiden erilaiset tarpeet; etätyön tekijät, vuorotyöläisen tai vauvaperheen tarve lepoon jne.).

Arjen suunnitteluun kuluu remonttimyllytyksessä huomattavasti ylimääräisiä tunteja viikoittain. Tehoton työnteko ja huono kommunikaatio eivät ole siis tuloksen syöjiä pelkästään urakkaa suoritavalle yritykselle, vaan asiakkaiden kautta koko kansantaloudelle. Muutoksen, epäluottamuksen ja epävarmuuden aiheuttama stressi ja väsymys syövät sitä panosta, jonka ihminen normaalisti on kykenevä työssään tai muulla tavoin yhteiskunnan hyväksi tekemään.

Projektin huolellinen suunnittelu, hyvä projektin johtaminen ja projektiviestintä eivät tuota siis etua vain yritykselle, vaan lopulta niillä on merkitystä myös kansantaloudelle.

Johdanto blogiin eli miksi Prosessoin?

Prosessoin asioita hiljaa taustalla. Kuulun siihen ihmisryhmään, joka miettii ensin ja sanoo sitten. No, en ihan aina, mutta useimmiten.

Toiset ihmiset ovat nopeita. Kommentteja satelee asiaan kuin asiaan ja hommiin tartutaan saman tien, kun tehtävä osuu tielle. Toiset ovat hitaita, pyörittelevät asioita joka suunnalta tutkiskellen, ja ryhtyvät toimeen vasta harkittuaan ja suunniteltuaan asiaa ensin tovin jos toisenkin. Molemmille ääripäille, sekä kaikille väliin jääville asteille, on työelämässä ja sosiaalisten suhteiden hoitamisessa omat paikkansa. Väärään tehtävään joutuva ihminen voi ahdistua, jos vaaditaan toimimaan ennen kuin tehtävä on mielessä pilkottu paloiksi ja todettu, että tehtävän edetessä ei jouduta ongelmiin. Nopeasta toiminnasta pitävä turhautuu, jos asiaa vatvotaan, eikä itse tekemisessä tunnuta päästävän alkuun.

Minulta on vaikea saada spontaania kommenttia uudesta asiasta. Tarvitsen aikaa mielipiteen tai jonkin lausunnon muodostamiseen, koska ajattelen saman tien sitä, mihin kaikkeen asia liittyy. Pohdin, mitä annetusta kommentista voi seurata, tai kuinka se voidaan ymmärtää monella tavalla. Näin siis silloin, kun kyseessä on asia, johon minulla ei vielä ole kokemusperäistä otetta. Uusien asioiden kanssa työskentely vaatii kuitenkin kommentointia myös asioista, jotka eivät ole ennestään tuttuja. Opiskellessa, kehittämistehtävissä tai muutoksia valmisteltaessa ja toimeenpantaessa mielipidettä kysytään kuitenkin myös yhtäkkiä esiin nousseista tai tuntemattomista asioista. Joskus se kommentti tarvitaan nopeasti - tai heti. Usein on kuitenkin mahdollisuus lykätä kommentin antamista, jotta taustatiedot voidaan tarkistaa, ja syy- ja seuraussuhteet ottaa huomioon.

Yksi keinoista on sanoittaa ajatuksiaan kirjoittamalla. Kirjoittamalla asiat aukeavat, ajatukset saa järjestykseen, ongelmiin saa etäisyyttä ja mittasuhteet. Kirjoittamalla kommentointi ja mielipiteiden ilmaisu saa harjoitusta. Ja eikö se niin ollut, että vain harjoittelemalla oppii?

Tarvitsen jäsentelyä.
          Faktatietoja, numeroita, järjestelmällisyyttä.
                    Luovuutta, ajattelun vapautta, tyhjää tilaa ja aikaa analysoida.
                              Siksi:     Prosessoin.